Quy trình 5S ( hay tiêu chuẩn 5S, phương pháp 5S) là một công cụ quản lý, sắp xếp nơi làm việc. Mục đích của nó làm làm tinh gọn quá trình làm việc, sản xuất, giảm bớt nguồn lực, thời gian, chi phí sản xuất mà vẫn đảm bảo tối ưu hiệu quả, năng xuất lao động. 5S là phương pháp tốt để cải thiện tính an toàn lao động, vệ sinh lao động. Theo đúng tinh thần “tinh gọn” của 5S, hãy cùng An toàn môi trường Green đi thẳng nội dung chính, rút ra bài học cho chính mình và ứng dụng vào công việc của bạn.

Contents hide

Giới thiệu về quy trình 5S

Đối tượng nào nên ứng dụng quy trình 5S?

Phân tích 5S gồm những gì?

4. Săn sóc

Các công cụ quản lý trực quan quy trình 5S

Mất bao lâu để doanh nghiệp “ngấm” được văn hóa 5S

Lời ngỏ:

Giới thiệu về quy trình 5S

5S được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản, sau đó được phổ biến sang nhiều nước khác. Slogan của Toyota là “No quality no life” cho thấy thái độ nghiêm túc của họ với chất lượng từng sản phẩm, chất lượng được đề cao trong văn hóa doanh nghiệp này như một yếu tố sống còn.

Ở Việt Nam, 5S lần đầu tiên được áp dụng vào năm 1993, ở 1 công ty Nhật (Vyniko). Một cách dễ hiểu 5S là một hệ thống các quy chuẩn, quy tắc tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – qua đó giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn. Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:

Seiri (整理): Sàng lọc
Seiton (整頓): Sắp xếp
Seiso (清掃): Sạch sẽ
Seiketsu (清潔): Săn sóc
Shitsuke (躾): Sẵn sàng

Khi du nhập sang các quốc gia khác thuật ngữ này vẫn giữ tên gọi 5S. Trong tiếng anh, 5S bao gồm:

Sort
Straighten/ Set in Order
Shine
Standardize
Sustain

Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước không thể tách rời. Tất cả 5 tiêu chí hướng tới mục tiêu cuối cùng là tăng cường hiệu quả công việc – với trọng tâm chính là cải tiến môi trường làm việc. Điều này có thể đạt được bằng cách tổ chức sắp xếp logic các công cụ và vật liệu được đặt ở các vị trí thuận tiện cho các đối tượng cần dùng đến và phù hợp với tần suất sử dụng, v.v… Không gian được làm sạch thường xuyên. Làm sạch và tổ chức trở thành thói quen của nhân viên. Khi được áp dụng đúng cách, 5S sẽ làm cho quy trình doanh nghiệp trở nên an toàn và hiệu quả hơn.

Đối tượng nào nên ứng dụng quy trình 5S?

Khi một bộ phận doanh nghiệp bắt đầu thực hiện 5S, cấp nhà quản lý và tất cả nhân viên đều cần tham gia. Bằng không, điều này có thể dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, hoặc lộn xộn mà không ai muốn phải chịu trách nhiệm. Khi tôi nói tất cả nhân viên, tức thực hiện 5S không phải việc riêng của một phòng ban hay cá nhân nào, họ có thể là nhân viên văn phòng, nhân viên khối sản xuất, nhân viên kho…
Một số cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng hơn trong thực hiện quy trình 5S so với những người khác. Cụ thể, các điều phối viên sẽ phụ trách việc cài đặt và duy trì dán nhãn 5S, theo dõi nhiệm vụ được giao, hoặc giới thiệu nhân viên mới vào hệ thống này. Tuy nhiên, điều quan trọng là mọi người phải thay đổi tư duy theo quy trình mới, làm sao để cách làm việc này trở thành một phần công việc hàng ngày.
Một lưu ý cần nhớ khác là lãnh đạo công ty cần tích cực tham gia vào quy trình 5S, đặc biệt khi áp dụng trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp. Khi nhân viên thấy cấp trên thực hiện nghiêm túc, họ cũng sẽ có động lực hành động tương tự hơn.

Phân tích 5S gồm những gì?

1. Sàng lọc

Bước đầu tiên của quy trình 5S bao gồm việc xem xét lại tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v… trong khu vực làm việc – từ đó xác định những gì cần thiết và những gì có thể được loại bỏ. Để thực hiện hiệu quả bước này, bạn có thể tự đặt ra những câu hỏi như sau:

Mục đích của món đồ này là gì?
Lần cuối cùng sử dụng đến món đồ này là khi nào?
Tần suất sử dụng công cụ này?
Ai sử dụng?
Nó có thực sự cần phải ở đây không?

Trả lời những câu hỏi trên đây sẽ là cơ sở giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc sẽ trở nên tốt hơn khi bỏ đi các vật dụng không cần thiết, hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này sẽ chỉ gây tốn không gian và cản trở hiệu quả làm việc.

Cần lưu ý rằng, người phù hợp nhất để đánh giá sự cần thiết của một vật dụng là những nhân viên trực tiếp làm việc trong không gian đó. Khi đã xác định danh sách những vật dụng không cần thiết, bước tiếp theo là xem xét các giải pháp sau:

Chuyển các vật dụng này sang bộ phận khác.
Tái chế/ vứt bỏ/ bán những món đồ này.
Đưa vào lưu kho.

Đối với các trường hợp giá trị của vật dụng không thể xác định chắc chắn – ví dụ: một dụng cụ không được sử dụng gần đây, nhưng có thể cần đến trong tương lai – phương pháp gắn thẻ đỏ (red tagging) có thể được áp dụng. Trên thẻ, người dùng sẽ điền thông tin cụ thể như:

Vị trí
Mô tả chức năng
Tên người sử dụng
Ngày dán thẻ

Sau đó, dụng cụ này sẽ được đặt trong “khu vực thẻ đỏ” (red tag area) cùng với các vật dụng nghi vấn khác. Nếu sau khoảng thời gian được chỉ định (có thể là 1-2 tháng) mà vẫn không cần sử dụng đến, bạn có thể an tâm loại bỏ món đồ đó khỏi không gian làm việc.

Mẹo hữu ích: Bạn có thể đặt lời nhắc – trên điện thoại, máy tính, hoặc dán đâu đó trong không gian làm việc – để không quên kiểm tra lại khu vực thẻ màu đỏ khi đến hạn.

2. Sắp xếp

Một khi đã sàng lọc những vật dụng không cần thiết, doanh nghiệp có thể sắp xếp cho các đội nhóm hợp tác đưa ra chiến lược phân loại các hạng mục còn lại – bằng cách giải quyết những câu hỏi sau:

Những ai (hoặc khu vực) cần sử dụng những vật dụng nào?
Khi nào cần dùng đến những vật dụng này?
Dụng cụ nào được sử dụng thường xuyên nhất?
Có cần phân loại vật dụng theo nhóm không?
Vị trí để đồ nào sẽ là hợp lý nhất?
Một số vị trí có phù hợp với người lao động hơn những vị trí khác không?
Một số vị trí có góp phần giảm bớt chuyển động không cần thiết không?
Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ đồ đạc ngăn nắp không?

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Để làm được việc này, bạn sẽ cần tính đến các công việc cần làm, tần suất thực hiện, không gian cần thiết để di chuyển, v.v…

3. Sạch sẽ

Dọn dẹp là một trong những khâu dễ bị bỏ qua, đặc biệt ở các thời điểm công việc bận rộn. Bước này của mô hình 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc – lau dọn, quét bụi, làm sạch bề mặt, cất bớt vật dụng, v.v…

Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ (Seiso) còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm lãng phí thời gian, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận do công việc bị gián đoạn.

Sạch sẽ (Seiso) là bước tối quan trọng trong quy trình 5S, và không chỉ thuộc về trách nhiệm của nhân viên vệ sinh. Mọi cá nhân đều phải dọn dẹp không gian làm việc của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội phát huy tinh thần tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với công ty hơn.

4. Săn sóc

Một vấn đề thường gặp khi áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp – đó là mọi người rất hào hứng làm theo lúc ban đầu, nhưng rồi sau đó lại “đâu vào đấy”. Săn sóc (Seiketsu) là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả của mô hình này. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung – bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên thời gian biểu và đăng thông tin hướng dẫn.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng checklist 5S hàng ngày. Một lịch trình được niêm yết sẽ cho mọi nhân viên biết tần suất phải thực hiện các công việc dọn dẹp nhất định, cũng như ai chịu trách nhiệm cụ thể gì.

Ban đầu, nhân viên sẽ cần nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S. Nhưng với thời gian, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ, và mô hình 5S sẽ trở thành quy chuẩn chung của doanh nghiệp.

Mẹo hữu ích: Doanh nghiệp có thể tận dụng các dấu hiệu trực quan như: bảng hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn… để hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình 5S mà không cần phải nhắc nhở.

5. Sẵn sàng

Sau khi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Từ cấp quản lý cho đến nhân viên sản xuất, kho bãi, văn phòng… đều phải tham gia công tác này. Sẵn sàng (Shitsuke) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Cùng với thời gian, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực do quy trình này mang lại.

Mẹo hữu ích 1: Để duy trì thực hành 5S, hãy đảm bảo tất cả nhân viên mới (cũng như nhân viên chuyển phòng) được đào tạo về các quy trình 5S trong khu vực của họ.

Mẹo hữu ích 2: Hãy làm cho mọi thứ trở nên thú vị. Nghiên cứu cách các công ty khác đang ứng dụng hệ thống 5S để có ý tưởng cải thiện quy trình làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn.

Các công cụ quản lý trực quan quy trình 5S

Để thực hiện tốt 5S, mọi thứ cần được trực quan hóa, khiến người thực hiện luôn duy trì thái độ đúng, không sao nhãng quy trình này. Các công cụ quản lý trực quan như: nhãn, dấu sàn, dấu tủ và kệ, bảng bóng… sẽ tỏ ra rất hữu ích cho mục đích nêu trên. Ngoài ra, những công cụ này còn góp phần đảm bảo sự ngăn nắp của không gian làm việc. Những công cụ trực quan được sử dụng phổ biến trong 5S có thể kể đến như:

Băng đánh dấu sàn: Băng đánh dấu sàn có thể được sử dụng để phác thảo các ô làm việc, đánh dấu các vị trí đặt thiết bị, hoặc làm nổi bật các mối nguy hiểm. Loại băng này có nhiều màu sắc và hoa văn khác nhau, và có thể được sử dụng trên kệ, bàn làm việc, tủ cũng như những bề mặt khác.
Nhãn và Dấu hiệu: Doanh nghiệp khi thực hiện quy trình 5S có thể sử dụng văn bản, màu sắc và biểu tượng để truyền tải thông tin cần thiết (ví dụ: trong ngăn kéo có chứa gì, các mối nguy hiểm cần phòng tránh, hoặc nơi cất giữ vật dụng…).

Mất bao lâu để doanh nghiệp “ngấm” được văn hóa 5S

Áp dụng quy trình 5S không phải là câu chuyện “một sớm một chiều”. Ứng dụng phương pháp 5S không phải chỉ diễn ra một lần duy nhất, mà phải thành một chu kỳ liên tục. Sau bước đi thành công ban đầu, doanh nghiệp sẽ nhận thấy nhiều vấn đề phát sinh sau đó. Nếu chỉ Sàng lọc mà không Sắp xếp, hậu quả là tình trạng hỗn độn thậm chí sẽ trở nên trầm trọng hơn. Giải pháp là áp dụng lặp đi lặp lại quy trình 5S, như một phần thường xuyên của công việc hằng ngày. Đó là lý do giải thích cho tầm quan trọng của Sẵn sàng (Shitsuke). Chúng tôi đề xuất 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S:

Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện
Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S
Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người
Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

Lời ngỏ:

Henry Ford – người sáng lập Công ty Ford Motor – một trong những người đầu tiên tiên phong áp dụng sản xuất dây chuyền lắp ráp trong ngành công nghiệp ô tô từng nói “Whether you think you can, or you can’t – You’re RIGHT” (Tạm dịch: “dù bạn nghĩ bạn có thể làm được hay không thể làm được thì bạn đều đúng“). 5S có thể đưa vào bất kỳ doanh nghiệp nào, mỗi nhân viên, lãnh đạo đều có thể thuộc lòng khái niệm của quy trình này. Nhưng để hình thành được văn hóa 5S trong doanh nghiệp, giúp ích vào thực tế vận hành doanh nghiệp một cách trơn chu, hiệu quả thì mỗi cá nhân (không phân cấp bậc) đều cần lặp đi lặp lại những thao tác đơn giản cho công việc của mình, trong không gian làm việc của mình. Chúc các bạn thành công!

An toàn môi trường Green vừa chia sẻ với các bạn 5 nguyên tắc cơ bản nhất để giữ an toàn trong kho chứa hàng. Chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp các Dịch vụ kiểm định kỹ thuật an toàn, Dịch vụ môi trường và Dịch vụ an toàn vệ sinh lao động trên địa bàn tỉnh Hải Dương cũng như Toàn Quốc. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0904052152 hoặc 0986772129 để được tư vấn. Xin chân thành cảm ơn!